La biblioteca musicale di qualità convegno nazionale - Roma, 16 ottobre 2002
	Tavola rotonda: Prospettive per la musica nell'evoluzione di SBN tra gestione e catalogazione in linea e catalogazione off-line

Monica Boni (Istituto Peri, ReggioEmilia)
Appunti per un intervento

Le osservazioni che seguirannonascono essenzialmente dall'esperienza di lavoro condotta in unaBiblioteca specializzata in musica annessa ad una scuolaprofessionale quale è l'Istituto Musicale "Achille Peri" diReggio Emilia.

1.Breve premessastorica

La Biblioteca, che affonda le sueradici nel lontano 1923, anno della fondazione, conosce il suoperiodo di massimo sviluppo a partire dalla metà degli anniSettanta in concomitanza con il particolare interesse ad accrescerneil patrimonio dimostrato dalla Amministrazione Comunale di ReggioEmilia su indicazione e sollecitazione dell'allora direttoredell'Istituto Armando Gentilucci.

In pochi decenni la Biblioteca haraggiunto e superato di gran lunga le aspettative che si potevanoavere da altre analoghe realtà, qualificandosi come polo diriferimento regionale e, in molti casi, nazionale, per quantoconcerne il patrimonio bibliografico musicale corrente, conparticolare riguardo alla sezione dedicata al Novecento storico econtemporaneo.

A tutt'oggi, nonostantel'Istituzione abbia risentito della minor disponibilità difondi destinati alle attività ed alle Istituzioni culturali ingenere, si mantiene vivo quell'interesse e quella specificitànelle dovute proporzioni, visto e considerato che il budgetper l'aggiornamento del patrimonio deve essere distribuito tra saladi consultazione, emeroteca, fonoteca, saggistica, musica astampa.

1.1 Risorse tecnologiche escelte di soluzione informatica in prospettiva

L'importanza e la consistenza delpatrimonio, che ammonta oggi a 37.000 documenti di varia tipologia,ha di per sé necessitato l'esigenza di condividerne le notiziee ciò affinché la comunità di studiosi,musicisti, musicologi e studenti potesse ritrovarsi in un unicostrumento di consultazione attinente lo scibile musicale.

Intorno alla metà degli anni'90, la scelta di operare in ambiente SBN-Libro Moderno si èimposta perciò come valida prospettiva per i seguentimotivi:

1. la realtà territoriale locale prevedeva la presenza di un polo attivo SBN facente capo alla Biblioteca Municipale "Panizzi";
2. la medesima appartenenza amministrativa delle due Istituzioni non creava preclusioni alla condivisibilità di linee dedicate e dunque alla creazione di postazioni di lavoro in Biblioteca;
3. la presenza in Indice di poli operanti su scala nazionale per tipologie analoghe di documenti creava il presupposto per una proficua cooperatività e lasciava intravvedere buone prospettive di recupero in tempi relativamente brevi e con minor dispendio di energie di buona parte del patrimonio pregresso;
4. si prospettava la possibilità di gestire con un'unica procedura tutte le tipologie di materiale conservato in Biblioteca, confidando che l'evoluzione del sistema avrebbe prima o poi potenziato anche:

• l'integrazione tra aspetti gestionali e bibliografici, cosa, del resto che già era presente nelle vecchie procedure nate per servire integralmente la gestione della biblioteca dal momento dell'acquisto a quello del prestito;
• la condivisibilità delle notizie relative a materiale speciale, salvaguardandone le specificità documentarie, come è il caso della musica.

1.2.Operatività

Dal 1998 anche la Bibliotecadell'Istituto "Peri" ha intrapreso la via della catalogazionepartecipata operando su procedure disponibili on-line "LibroModerno" e "Libro antico". Software di Polo adottato: BULL.Collegamento all'Indice attraverso linea pubblica e commutazione dipacchetto X25/ITAPAC. L'efficienza del sistema è garantita daltipo di collegamento all'elaboratore del CED tramite emulatore diterminale: ciò permette di sfruttare le risorsedell'hardware, per cui i tempi di lavoro sono in gran partedipendenti dal tipo di processore installato sul singoloPC:

Si è proceduto operando inmodalità creazione o cattura affrontando in tre fasisuccessive le seguenti tipologie di documenti:

1. materiale librario;
2. musica a stampa, indicando codice di genere 9 nella maschera delle qualificazioni;
3. documenti sonori, con applicazione di genere 6 proprio delle audioregistrazioni.

L'obiettivo di trattare conun'unica procedura tipologie di documenti così lontane traloro comportava consapevolmente la rinuncia a valorizzare lespecificità catalografiche dei materiali stessi. In altreparole, si operava in ambiente di lavoro Libro Moderno, ben conscidei limiti imposti alla descrizione di un materiale cosìcomplesso da una procedura idonea al trattamento di materialelibrario e dunque non in grado di assicurare l'accesso adinformazioni specifiche perché non strutturata a tal fine. Siricorda qui per inciso l'assenza di "campi" riferibili allecomponenti del cosiddetto titolo uniforme, in grado di generarenotizie "spacchettabili" in singole informazioni di grandeutilità per un accesso specialistico ai documentimusicali.

L'utilizzo di un'unica procedura,però, si prospettava come soluzione più vantaggiosa perpredisporsi ad eventuali future conversioni di dati e/o riversamentiin Opac ed altri cataloghi.

Sul fronte gestionale, inoltre,occorreva fare i conti con la presenza di una seconda procedura inuso alla Biblioteca dal 1996 -- BIBLIO -- , risorsa condivisa alivello provinciale dalle Biblioteche afferenti il sistema e idoneaad assicurare le operazioni di prestito, elaborazione statistiche ericerca utente alle singole realtà, nonché allapartecipazione delle stesse ad OPAC provinciale tramite invioperiodico dei dati bibliografici minimi inseriti dalleBiblioteche.

L'adozione della procedura digestione BIBLIO, raccomandata per la sua gratuità e per la suafunzionalità ai fini di una gestione facilitata dei servizi,subordinava all'utilizzo della penna ottica per la lettura di codicia barre corrispondenti a libri e a lettori le operazioni di prestitoe scarico, automatizzandole totalmente e riducendo al minimol'intervento di controllo umano.

L'incomunicabilità delle dueprocedure -- BIBLIO non opera su formati standard e non sipropone neppure lontanamente come procedura di catalogazione -- hacomportato di necessità da un lato di adottare una secondaprocedura per la catalogazione vera e propria, dall'altrol'appesantimento dell'iter del libro dovuto al reinserimentomanuale dei dati bibliografici, seppur minimi, anche in quel sistema,e ciò pure a catalogazione e localizzazioneavvenute.

Un riscontro positivoall'estenuarsi dei tempi di lavoro lo si è avuto, se nonaltro, nell'immediata disponibilità della notizia BIBLIO inrete locale e nella sua accessibilità in tempo reale sulcatalogo interno della Biblioteca. La procedura di gestione, infatti,possiede una funzione di Ricerca Utente la quale sola viene destinataa libera consultazione dalle postazioni PC interne allaBiblioteca.

Tale risorsa, tra l'altro, siè rivelata nel tempo preziosa e imprescindibile perl'impossibilità attuale di rendere visibile il posseduto dellasingola biblioteca se non dall'OPAC SBN e dunque annegato nelcatalogo generale delle Biblioteche italiane.

L'attuale presenza della Bibliotecadell'Istituto Musicale di Reggio Emilia in SBN rilevata al 02/10/2002consiste in 4.811 documenti comprensivi delle tre tipologiedocumentarie sopra indicate. Purtroppo il CED non dispone dellaprocedura idonea all'estrazione delle notizie prodotte dallaBiblioteca, ma si può ipotizzare un ordine di grandezza diquella cifra moltiplicata per almeno tre volte, e cioè14.400.

All'attuale risultato si èpervenuti con la seguente progressione:

• 27/09/00 documenti in SBN n.1.197
• 27/10/01 documenti in SBN n.3.379
• 02/10/02 documenti in SBN n.4.811

2. Conclusioni sull'attualeoperatività in ambiente di lavoro SBN

Alcune conclusioni sembranonecessitate dall'impostazione di lavoro sopradescritta: 

1. Il lavoro della Biblioteca musicale di Reggio Emilia arricchisce significativamente la Base Dati Indice e ne ricava una visibilità del patrimonio, fornendo al contempo un servizio alla comunità di studiosi e di persone a vario titolo interessate alla musica;
2. Il sistema SBN d'altro canto delega i poli per quanto concerne la gestione di Opac locali quale strumento di accesso particolare alle biblioteche afferenti il sistema. In altre parole alla possibilità di costituirsi un catalogo generale stampando schede, così come avveniva in passato, non è stata proposta nel tempo una valida alternativa se non la funzione RICERCA presente nelle vecchie procedure: una funzione che si aggiorna soltanto attraverso periodici scarichi di dati effettuati manualmente dai CED e che fornisce all'utente un rigido menù di ricerca in una scoraggiante modalità terminale e dunque assolutamente anti-amichevole. 
3. Non prevedendo il sistema -- almeno nelle vecchie procedure SBN -- alcune funzioni di gestione sufficientemente aggiornate per quanto concerne le procedure di prestito, le statistiche, ed altro demanda ai poli la soluzione informatica di queste funzioni, stimolando la elaborazione di programmi "artigianali" come quello attualmente in uso e sopra descritto per la Biblioteca in oggetto.

Demandare ai poli la dotazionedelle risorse dovute alla gestione di un servizio diBiblioteca comporta inevitabilmente il rischio che lespecificità di alcune di esse non vengano tenute nella giustaconsiderazione al momento degli investimenti per le risorseinformatiche.

Un Opac di polo funzionale alladotazione di una Biblioteca generale di pubblica consultazionepuò non esserlo per una Biblioteca speciale eviceversa.

I requisiti di velocità,facilità di approccio e semplicità nelle strategie diricerca, non prevedendo più di due livelli di descrizione,può non essere funzionale per una Biblioteca che richiedeall'occorrenza strategie più avanzate di ricerca e che inmolti casi si trova a dover rendere accessibili descrizioni didocumenti complessi che si estendono fino al terzolivello.

3. Aspettativefuture

Mi risulta che la nuova proceduraSBN-UNIX dovrebbe colmare in gran parte queste lacune, credo tuttaviache il polo di Reggio Emilia sia orientato attualmente a sostituireil vecchio SBN con Sebina Indice.

A prescindere dalla scelta cheverrà effettuata le aspettative della Biblioteca dell'Istituto"Peri" sono attualmente concentrate, sulla disponibilità diun'unica procedura che consenta la gestione integrata dellaBiblioteca dal momento dell'acquisto del documento al momento del suoprestito passando per la catalogazione, in una spirale di progressivofarsi della notizia bibliografica, senza trascurare lanecessità di disporre di una funzione di Opac localealimentabile in automatico, consultabile dalle postazioni interne edalle pagine web della Biblioteca

A livello centrale, i progetti perl'unificazione delle basi dati non possono che essere lettiidealmente come una conferma delle scelte e del cammino intrapresodalla realtà locale fin qui descritta. Avendo molteaspettative sulla riuscita del progetto e sui reali benefici perl'operatività on-line di una Biblioteca specializzatain musica, si pongono alcuni interrogativi la cui rispostapotrà venire soltanto dalle soluzioni proposte a quegli stessiproblemi.

Eccone alcuni:

• Come si potranno integrare dati provenienti dalla Base dati Musica con quelli provenienti da Libro Moderno con codice 9?
• Che fare dei documenti sonori (libro moderno con codice 6)?
• L'unificazione delle basi dati comporterà la disponibilità dei campi per le specifiche musicali attivabili direttamente al momento della catalogazione on-line?
• Si prevede forse la possibilità di attivare moduli differenti di catalogazione (libro, musica a stampa, documenti sonori...) in apertura di procedura on-line?

 A commento dell'ultimointerrogativo si osserva infine come la svolta delle bibliotechenella direzione della multimedialità non sia appannaggioesclusivo delle realtà musicali, ma riguardi anche le sezionispecializzate di pubblica lettura e che pertanto l'esigenza didisporre di risorse on-line adeguate e predisposte dagliIstituti Centrali per gestione e catalogazione integrata di documentidi diversa natura -- con possibilità di adeguare livellipiù o meno approfonditi di descrizione del documento alleesigenze e al target di destinazione del servizio -- sia ormaiuna necessità che non può più essere ignorata odemandata ad altri soggetti.

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